📝 ¿Cómo autorizar a otro usuario desde el Centro de aprobaciones en Ramaflex?
📌 Introducción
Algunas operaciones de Ramaflex no se pueden hacer sin el visto bueno de otra persona: usar un cliente eliminado en una venta, vender a un cliente bloqueado, vender bajo el costo, etc. El Centro de aprobaciones está en el menú lateral, ícono del escudo → Aprobaciones (pantalla Centro de aprobaciones). También se llega desde el aviso de la campana o desde el enlace Ver solicitud del documento.
Autorizaciones que pasan por el Centro
Autorización | Quién aprueba | Artículo |
Uso de cliente eliminado en un documento de venta | Un administrador | «Usar un cliente eliminado en una venta» |
Venta a cliente bloqueado | Autorizar Ventas Bloqueadas (VTA011) | «Vender a un cliente con ventas bloqueadas» |
Venta que excede el límite de crédito o la morosidad del cliente | Autorizar Ventas Bloqueadas (VTA011) | «Vender sobre el límite de crédito o con morosidad» |
Precio de venta bajo el costo de reposición | Autorizar Ventas Bloqueadas (VTA011) | «Precio de venta bajo el costo de reposición» |
Sobregiro de stock | Sobregirar Stock (EX007) | «Autorizar sobregiro de stock» |
Sobregiro de presupuesto en la orden de compra | Autoriza Sobregiro Presupuesto (OC014) | «Sobregiro de presupuesto en la orden de compra» |
Modificar o eliminar un documento impreso o un vale con líneas facturadas | Modificar una vez Impresa del documento (FV006, BV006, GV006, NCV006, VI006, VS006, VT006) | «Modificar o eliminar un documento impreso» |
Desmarcar "Maneja lotes" en un artículo | Un administrador | «Desmarcar "Maneja lotes" en un producto» |
El nombre de cada permiso es el mismo que aparece en la pantalla de permisos de usuarios; el código entre paréntesis sirve para encontrarlo más rápido.
🎯 ¿Para qué sirve?
En vez de pedirle a un administrador que se siente en tu computador, pides la autorización desde el mismo documento y quien puede aprobar la resuelve desde el Centro de aprobaciones. Todas las autorizaciones siguen el mismo flujo, que se explica abajo. Lo que cambia en cada caso (el aviso del documento, quién aprueba y para qué sirve) está en su artículo.
🔐 Permiso requerido: los aprobadores (administradores, o usuarios con el permiso de la autorización, ver la tabla) ven las pestañas Pendientes e Historial y pueden aprobar o rechazar. Los solicitantes ven el estado de su propia solicitud en el documento y en Solicitud de autorización #N. Cada solicitud vence a las 24 horas, y una aprobada sirve una sola vez (para el uso que dice su nota).
🛠️ Paso a paso
1️⃣ Pide la autorización (solicitante)
Cuando una operación necesita autorización, el documento (o la ficha) muestra un aviso que explica qué se necesita y quién puede aprobarlo, con el botón Solicitar autorización.
Presiona Solicitar autorización.
La solicitud queda Esperando aprobación y se avisa a los aprobadores. Puedes seguir completando el documento; no necesitas recargar, el estado se actualiza solo. El enlace Ver solicitud abre el detalle.
Si ves "Nadie recibió el aviso: ningún otro administrador tiene cuenta en Ramaflex. Pídele que entre al Centro de aprobaciones.", la solicitud igual quedó creada: solo que no había nadie a quien avisarle por la campana. Avísale tú al administrador para que la revise en el Centro.
2️⃣ Abre la solicitud (aprobador)
Cuando alguien pide una autorización que puedes resolver, te llega un aviso en la campana. Ábrelo, o entra a Aprobaciones en el menú lateral.
En la pestaña Pendientes (el número indica cuántas hay) ves a la derecha la lista En cola: las que vencen antes van primero. Puedes filtrar por Acción, por fecha (Pedidas desde / hasta) o Buscar por nombre, documento o artículo.
A la izquierda ves el detalle de la solicitud: qué se pide, Solicitante, Documento, Cliente, RUT y Vencimiento.
3️⃣ Aprueba o rechaza (aprobador)
Elige Aprobar (A) o Rechazar (R). También puedes usar las teclas A y R.
Escribe el comentario para el solicitante:
Al aprobar es opcional.
Al rechazar el motivo es obligatorio; el solicitante verá ese motivo.
Máximo 500 caracteres.
Presiona Confirmar aprobación (o Confirmar rechazo). Cancelar (Esc) vuelve atrás sin decidir. Al confirmar aparece "Solicitud aprobada" y la cola avanza a la siguiente.
4️⃣ Revisa el historial (aprobador)
Lo que ya resolviste queda en la pestaña Historial, con fecha, solicitante, acción, documento, resultado (Aprobada / Rechazada) y comentario. El ícono del ojo abre el detalle.
Si otro aprobador resolvió la solicitud antes que tú, el detalle lo dice: "Ya la aprobó … el …" o "Ya la rechazó … el …"; usa Ver siguiente pendiente.
5️⃣ Graba el documento (solicitante)
El solicitante recibe un aviso en la campana con la decisión, y el estado cambia solo en el documento:
Aprobada: "Aprobada por … · válida hasta el … Ya puedes grabar. Sirve para un solo documento de este tipo y este cliente."
Rechazada: "Rechazada por …: …", con el motivo que escribió el aprobador.
Vencida: "Venció sin usarse. Solicítala de nuevo."
Si fue rechazada, venció o ya se usó, aparece Solicitar de nuevo.
Presiona Guardar en el documento.
➡️ ¿Qué ocurre después?
Al presionar Guardar, el sistema vuelve a validar el documento y consume la autorización. Cada autorización es de un solo uso; para qué sirve exactamente lo dice su nota y el artículo de cada caso.
La autorización es de quien la pidió. Si otro vendedor arma una factura al mismo cliente, debe pedir la suya.
El administrador no necesita pedirla. Si el usuario que arma el documento es administrador, al elegir el cliente eliminado ve "Como administrador puedes usarlo en este documento." y graba directo.
💡 Recomendaciones
Si entras a Aprobaciones y ves «En esta conexión no puedes aprobar solicitudes», tu usuario no es administrador ni tiene el permiso de la autorización. Puedes ver lo que ya resolviste en Historial. Si necesitas aprobar, pídele a un administrador de Time que revise tus permisos.
No me aparece nada en Pendientes. Si ves «No hay solicitudes esperando tu decisión.», cuando alguien necesite tu autorización te llegará un aviso en la campana.
¿Cuánto dura una solicitud? 24 horas. Si nadie la resuelve, vence («Venció sin resolverse.»). Si se aprobó pero no se usó a tiempo: «Venció sin usarse. Solicítala de nuevo.»