📝 ¿Cómo duplicar un documento en Ramaflex?
📌 Introducción
Duplicar crea un documento nuevo a partir de uno anterior. La acción es la misma en ventas, abastecimiento y existencias: está en el menú de tres puntos del documento o de su fila en el listado (Ventas → Documentos de ventas, Abastecimiento → Documentos o Existencias → Documentos).
Se pueden duplicar:
Módulo | Documentos |
Ventas | Cotización (COT), Nota de venta (NV), Factura de venta (FAV), Boleta de venta (BOV), Guía de despacho de venta (GDV), Nota de crédito (NCV), Nota de débito (NDV) |
Abastecimiento | Orden de compra (OC), Factura de compra (FAC), Guía de recepción de compra (GDC), Nota de crédito de compra (NCC), Guía de recepción (GDR) |
Existencias | Pedido interno (PEDI) |
No se pueden duplicar la Solicitud de compra (Pre-OC) ni los vales de ingreso, salida y traspaso. Los documentos genéricos y las órdenes de producción tienen su propio Duplicar, que funciona aparte.
Dos formas de duplicar, según el documento
Ventas, OC y Pedido interno | Factura, guías y nota de crédito de compra (FAC, GDC, NCC, GDR) | |
Qué pasa al confirmar | Ramaflex graba la copia de inmediato con un folio nuevo y te lleva a ella | Ramaflex abre un documento nuevo precargado; no se graba nada hasta que presionas Guardar |
Por qué | El folio lo pone la empresa | El folio es el N° del documento del proveedor, que tienes que ingresar tú |
Aviso del diálogo | "Se creará un borrador nuevo editable a partir del documento… El duplicado recibe un folio nuevo según la numeración del tipo de documento; el estado SII y las fechas de emisión no se copian." | "Se abrirá un documento nuevo con los datos de… Ingresa el N° de documento del proveedor y guarda: no se graba nada hasta entonces." |
🎯 ¿Para qué sirve?
Si repites seguido el mismo documento (la misma cotización a un cliente, la misma compra a un proveedor), puedes duplicar uno anterior en vez de digitarlo desde cero.
🔐 Permiso requerido: el permiso Ingresar del tipo de documento que vas a duplicar; si no lo tienes, la opción aparece deshabilitada. Ventas › Factura de Venta › Ingresar (FV002), Boleta de Venta › Ingresar (BV002), Guía de Despacho › Ingresar (GV002), Nota de Crédito › Ingresar (NCV002), Nota de Débito › Ingresar (NDV002), Nota de Venta › Ingresar (NV002) y Cotización › Ingresar (COT002). Abastecimiento › Órdenes de Compra › Ingresar (OC002), Factura de Compra › Ingresar (FC002), Guía de Recepción › Ingresar (GC002, también para la GDR) y Nota de Crédito › Ingresar (NCC002). El pedido interno no pide un permiso adicional.
🛠️ Paso a paso
El ejemplo de las capturas es una factura de compra; en ventas y existencias los pasos son los mismos desde Ventas → Documentos de ventas o Existencias → Documentos.
1️⃣ Busca el documento que quieres repetir
Ve a Abastecimiento → Documentos, filtra por tipo de documento y busca el que quieres repetir.
2️⃣ Elige Duplicar
En la fila, abre el menú de tres puntos (Más acciones) y elige Duplicar. Si ya tienes el documento abierto, el mismo Duplicar está en el menú de tres puntos de su encabezado.
3️⃣ Confirma la copia
Ramaflex te avisa qué se va a copiar. Presiona Duplicar documento.
4️⃣ Completa y guarda (factura, guía o nota de crédito de compra)
Se abre un documento nuevo con los datos del original. Ingresa el N° de documento del proveedor, revisa fechas, cantidades y precios, y presiona Guardar. Hasta que guardes no se graba nada: si cierras sin guardar, no queda ningún documento creado.
5️⃣ Así se ve con una cotización (ventas, OC y pedido interno)
En el documento abierto, menú de tres puntos → Duplicar:
El diálogo avisa que se crea un borrador nuevo con folio propio:
La copia queda con folio nuevo y la fecha de hoy, con el mismo cliente, vendedor y líneas:
6️⃣ Ejemplo: Comercializadora Tecno
Comercializadora Tecno le compra mouse ópticos a Importadora Andes Tecnología casi todos los meses. En julio registró la factura FAC 100700: 21 unidades de MOU-OPT a $8.054, total $201.269.
Cuando llega la factura de octubre por el mismo pedido, duplica la FAC 100700: el proveedor, el producto, el precio y la bodega quedan cargados. Solo ingresa el N° de la factura nueva, ajusta la cantidad si cambió y guarda. La fecha ya viene en el día de hoy.
En ventas pasa lo mismo con los clientes que compran parecido cada temporada. El Colegio Los Aromos cotizó en diciembre 10 notebooks (NB-14) y 10 mouse (MOU-OPT) en la COT 1. Este año, Comercializadora Tecno abre la COT 1, elige Duplicar y obtiene la COT 5 con la fecha de hoy y las mismas líneas. Solo actualiza precios y cantidades, y la envía.
➡️ ¿Qué ocurre después?
En una factura, guía o nota de crédito de compra, el documento se graba al presionar Guardar. Esto es lo que se copia:
Se copia | No se copia: lo completas tú o se genera de nuevo |
Proveedor | N° de documento del proveedor |
Líneas: productos, cantidades, precios y bodega | Correlativo interno |
Montos y modo de IVA (afecto o exento) | Fechas: documento, vencimiento, contable y aceptación |
Lotes y su vencimiento | |
Referencias, N° de guía, OC u OT relacionados | |
Vínculo de cada línea con la OC de origen | |
Marcas de estado: nula, impresa, enviada, recibida, etc. |
La fecha del documento nuevo parte en la fecha de hoy. Si la compra lleva lotes, indícalos de nuevo en cada línea.
En ventas, OC y pedido interno, el documento se graba apenas confirmas, y Ramaflex te lleva a la copia con el aviso "Documento duplicado — nuevo folio…".
La copia queda con un folio nuevo según la numeración del tipo de documento y la fecha de hoy.
El estado SII y las fechas de emisión no se copian: una factura o boleta duplicada se emite como cualquier documento nuevo.
Se mantienen el cliente o proveedor, las líneas, los precios, las observaciones, las condiciones de pago, la moneda y el centro de costo.
En una OC, la copia queda sin aprobar y sin imprimir; en sus líneas, lo recibido y lo facturado vuelven a cero, y la fecha de entrega queda en hoy.
Las líneas de artículos eliminados u obsoletos no se copian: "Algunos artículos no se duplicaron porque están eliminados u obsoletos."
Al duplicar un documento de venta se revisan las mismas reglas que al grabarlo: cliente eliminado o bloqueado, límite de crédito y precio bajo el costo. Si alguna no se cumple, no se crea la copia y ves el motivo (ver Recomendaciones).
💡 Recomendaciones
¿Se puede duplicar un documento anulado o ya emitido? Sí. Duplicar no cambia el original y crea uno nuevo.
Si ves «No tienes permiso para duplicar el documento», tu usuario no tiene permiso para crear ese tipo de documento. Pídeselo a un administrador.
Si ves «El RUT: … no está vigente.» (al duplicar una OC), el proveedor está eliminado o no vigente. Reactívalo o elige otro.
Si ves «No se puede duplicar: el cliente … está eliminado. Crea el documento y solicita la autorización.», el cliente del documento original fue eliminado. Crea el documento nuevo a mano y pide la autorización desde él (ver el artículo Centro de aprobaciones).
Si ves «No se puede duplicar: el cliente … tiene las ventas bloqueadas. Crea el documento y solicita la autorización.», haz lo mismo que en el caso anterior, para un cliente bloqueado.
¿Puedo duplicar un vale de ingreso, salida o traspaso? No. En existencias solo se puede duplicar el Pedido interno.
¿Por qué la factura duplicada no quedó vinculada a la OC? Los vínculos con la OC no se copian, porque cada factura cubre una entrega distinta. Si corresponde, relaciónala de nuevo desde Relacionar docs.