La parametrización del Punto de Ventas Manager Go! es fundamental ya que es lo que permite trabajar en modo desconectado.

Cuando se instala el punto de venta por primera vez se debe hacer la parametrización general. Esta parametrización afecta a todas las unidades de trabajo o terminales que se vayan a instalar.

Esta aplicación permite operar en modo desconectado. Para esto se requiere el uso de terminales como unidad operativa ya que el sistema descarga en el computador una base de datos con la información mínima requerida para poder trabajar sin conexión a internet.

Si bien es posible trabajar sin conexión a internet, al iniciar el punto de ventas es necesario que haya conexión para hacer el proceso de sincronización de la base de datos local con la base de datos del servidor. Cuando se abre Punto de Venta aparece un mensaje que dice «Sincronizando». La primera vez que se abre el Punto de Venta en cada terminal este proceso toma varios minutos. Después de eso la sincronización es un proceso que toma solo unos segundos.

Se debe ir a Punto de Venta – Parámetros Generales. Hay que tener en cuenta que estos parámetros se hacen una vez y aplican para todos los terminales de la empresa.

a) En esta ventana se establece si los documentos son manuales o electrónicos. Se debe marcar cada documento como electrónico o “pre-impreso”. Esta definición tiene implicancias en los procesos que se deben seguir para generar el envío de los documentos electrónicos al SII y el formato de impresión.

b) Establecer los criterios de búsqueda tanto para clientes como para productos. Los campos que están marcados en gris son los campos estándar por los cuales se hacen las búsquedas. Se pueden agregar los otros campos si se desea. La búsqueda siempre es “O”; es decir, el resultado va a tener todos los registros que contengan el texto ingresado en uno o en otro campo de la lista de campos seleccionados.

c) Establecer las formas de pago que se van a usar. Se define el nombre y la forma de pago. El nombre es como va a aparecer ese medio de pago en la lista de formas de pago.

Las formas de pago se toman de la tabla formas de pago de Time. Se requiere que las formas de pago tengan un documento de pago asociado. Esto se debe hacer en Manager ERP – Ventas – Tablas – Formas de Pago

Los documentos asociados a cada forma de pago deben estar parametrizados como pago de clientes, al debe y deben tener una cuenta contable. Esto se verifica en Manager ERP – Tablas Generales – Tipos de Documento

Los medios de pago Cheques, Cuenta corriente y Tarjeta de crédito (cuotas) tienen tratamiento especial por lo que se deben activar mediante el check que tienen a la derecha además de asociar una forma de pago.

Cuenta corriente corresponde al crédito que se le ha otorgado a cada cliente. Al usar este medio de pago el sistema exige un RUT en el documento y valida que el cliente tenga suficiente crédito como para cancelar el documento. El uso de este medio de pago requiere conexión a internet.

La asignación de crédito para cada cliente se hace en la ficha del cliente, Manager ERP – Clientes y Proveedores – abrir la ficha del cliente e ir a la segunda ventana.

Cheques o tarjeta de crédito (cuotas). Pago con cheques o tarjeta de crédito (cuotas) abre una ventana especial en la cual se ponen los datos del número de cuotas o cheques, los datos de la cuenta bancaria o del emisor de la tarjeta de crédito.

Automáticamente se calcula el monto de cada cuota y el vencimiento. Las cuotas pueden ser de distintos montos tanto para cheques como para tarjeta de crédito, pero forzosamente deben completar el total a pagar.

Ejemplo de pago con 3 cheques:

Ejemplo de pago con tarjeta de crédito en cuotas y distintos montos:

d) Check Pago con Transbank. Solo aplica para el caso en que NO tenga boleta electrónica.

e) Check Pago con Nota de Crédito. Permite hacer una nota de crédito y usarla como parte de pago de otro documento (ver nota técnica: “NT NC como medio de pago”).

f) Check Imprime boleta Transbank. Aplica cuando no tiene boletas electrónicas y paga con Transbank. No requiere imprimir boleta ya que el voucher de Transbank es el documento legal. Cuando este check está habilitado, el sistema imprime una boleta con el detalle de los productos.

g) Check Maneja lotes. Cuando está marcado habilita la funcionalidad de lotes. Esto implica que se verificará la existencia de los lotes para los productos marcados como que manejan lote. El lote se imprime en todos los documentos como parte de la descripción de los productos.

En Manager ERP, en la ficha del producto se marca el check “maneja lotes”.

h) Check Imprime ticket de cambio. Habilita la funcionalidad de decidir cuantos tickets de cambio se imprimen al hacer boletas. Al imprimir la boleta, se abre una ventana auxiliar en la cual se pone la cantidad de tickets que se quieren imprimir. El ticket de cambio solo tiene el número de la boleta. No aplica a ningún otro documento.

i) Cargar Archivo Acepta. Este botón nos permite ingresar los folios autorizados por el SII para cada tipo de documento electrónico. La persona encargada de pedir folios al SII descarga un archivo desde la página del Servicio. Este archivo se debe subir al portal de Acepta para poder emitir documentos electrónicos y que sean procesados por Acepta. Ese mismo archivo se debe mandar a la mesa de ayuda de Manager para que lo transformen en archivo .AES. Este archivo es el que se debe cargar mediante este botón. Se puede guardar en cualquier carpeta. Al presionar este botón se abre el explorador de Windows lo que permite buscar el documento para cargarlo al sistema. El sistema verifica que no se hayan usado folios que corresponden al rango que se está cargando. Si esto ocurre, dará un mensaje de error y no se cargará el archivo.

Los folios cargados de esta forma quedan disponibles para todos los terminales.

j) Parámetros de Impresión: Estando en la ventana de Parámetros Generales se deben establecer los parámetros de impresión para todos los documentos. Para esto ir a la esquina superior derecha, Menú.

Los documentos electrónicos se imprimen por defecto con las partes requeridas por el SII. No se parametrizan. Solo se puede parametrizar los campos que son opcionales y el tipo de papel que se utiliza. Esta parametrización afecta a toda la empresa por lo que no se pueden tener distintas impresoras entre los puntos de venta. Por ejemplo, no se puede tener en un local impresora térmica y en otro impresora láser ya que el tamaño del papel es diferente.

Ejemplo de parametrización de boleta:

Los terminales son las unidades de operación del Punto de Ventas. Cada terminal está asociado a un computador.

La ventana de Terminales tiene las opciones de Crear – Modificar – Eliminar terminales. Solo se puede eliminar un terminal que no haya sido utilizado.

Se le da un nombre al terminal y se asocia con una sucursal y centro de costo.

Nota: las sucursales que se usan en el punto de venta deben tener una bodega asociada. Esto se verifica en Manager ERP en Manager – Tablas Generales – Sucursales

Las sucursales también deben tener la información completa para el SII.

Folios

A cada terminal se le deben asignar folios tanto electrónicos como pre-impresos, según se haya definido para cada tipo de documento.

Al crear un terminal se debe definir la cantidad de folios electrónicos que se van a asignar a ese terminal para cada documento. También se debe definir la cantidad mínima a reabastecer.

Los folios se asignan tomando lotes desde el archivo .AES ingresado en los Parámetros Generales, de acuerdo a la cantidad establecida en el terminal como cantidad de folios. Se gatilla una nueva asignación de folios cuando el terminal llegue a la cantidad de folios establecida como mínimo a reabastecer.

NOTA: No se pueden asignar folios determinados, por ejemplo, del 1 al 100. Esto dependerá de cómo haya sido la asignación entre los terminales.

La asignación de folios para los documentos no electrónicos se hace en la ventana de parámetros locales.

En los parámetros locales se asigna el terminal que va a estar asociado al pc en el cual se está trabajando. Solo se puede asignar un terminal que NO esté en uso. En la lista de terminales disponibles aparecerán solo los que cumplan esta condición.

También se asignan los rangos de folios para los documentos NO electrónicos. De esta forma, el terminal puede trabajar en forma autónoma sin tener conexión a internet.