Configurar el POS correctamente desde el inicio evita la mayoría de los problemas operativos que enfrentan los cajeros. Estas recomendaciones están ordenadas por el momento en que debes aplicarlas y explicadas con el impacto real que tiene cada una si se omite.
Completa el checklist antes de habilitar usuarios
📌 Por qué importa: El checklist de configuración cubre los 8 elementos mínimos que deben estar listos para que un usuario pueda operar el POS sin inconvenientes. Si falta cualquiera de ellos (POS no habilitado, Caja sin crear, Personal sin Sucursal, etc.), el cajero no podrá iniciar sesión correctamente o no podrá registrar ventas.
✔️ Qué verificar: Revisa que los 8 puntos del checklist estén marcados antes de dar acceso al primer usuario: POS habilitado, Usuario y Personal con mismo Código, Personal como Vendedor, Sucursal y Bodega en Personal, Caja creada y predeterminada en Usuario, Turnos disponibles, autorizaciones POS configuradas y Formas de Pago con sus Documentos de Pago.
Valida la regla del Código coincidente entre Usuario y Personal
📌 Por qué importa: Esta es la regla que más falla en las implementaciones y la que causa los errores más confusos para el cajero. Si el Código de Usuario y el Código de Personal difieren aunque sea en un carácter, el sistema no puede vincularlos. El resultado es que el usuario inicia sesión pero no puede registrar ventas: el POS lo muestra sin vendedor asignado o directamente bloquea la operación.
✔️ Qué verificar: Antes de hacer la prueba piloto, abre la ficha de Usuario y la ficha de Personal del mismo cajero y compara los Códigos visualmente. Verifica además que Personal tenga el check Vendedor marcado. Sin ese check, el usuario no puede vender aunque el Código coincida.
Revisa Caja, Sucursal y Bodega para cada usuario
📌 Por qué importa: La Caja predeterminada determina desde dónde opera el cajero. La Sucursal y la Bodega en Personal determinan qué inventario se mueve al vender. Si la Bodega no corresponde a la Sucursal real del cajero, los movimientos de stock quedarán en la bodega incorrecta, generando diferencias de inventario difíciles de rastrear.
✔️ Qué verificar: Verifica en la ficha de Personal que la Sucursal y la Bodega correspondan al lugar físico donde trabaja el cajero. Verifica en la ficha de Usuario que la Caja predeterminada sea la Caja real de ese cajero. Si el cajero rota entre Sucursales, acuerda con él cómo gestionar el cambio temporal de Sucursal al iniciar sesión.
Prueba las Formas de Pago y los Documentos de Pago antes de operar
📌 Por qué importa: Una Forma de Pago sin Documento de Pago no puede usarse en el POS. Una Forma de Pago con el Documento de Pago incorrecto genera imputaciones contables erróneas que luego son difíciles de corregir. El problema no se ve en la pantalla del cajero sino en el comprobante contable, y puede pasar desapercibido durante días.
✔️ Qué verificar: Haz una venta de prueba con cada Forma de Pago que vayas a usar: Efectivo, Tarjeta, Cheque y cualquier otra. Después de cada prueba, abre el Comprobante de Medios de Pago generado y verifica que la cuenta contable donde se imputó el cobro sea la correcta. Coordina esta revisión con tu responsable contable.
Configura el Ajuste Redondeo exclusivamente para Efectivo
📌 Por qué importa: El Ajuste Redondeo solo aplica a cobros en Efectivo. Usarlo en otras Formas de Pago o confundirlo con la CTA Remanente de NCV genera imputaciones contables incorrectas. El error no es visible para el cajero y puede acumularse en el tiempo hasta generar diferencias contables relevantes.
✔️ Qué verificar: Verifica que la cuenta de Ajuste Redondeo esté asociada únicamente al Documento de Pago Efectivo en sus imputaciones contables. Confirma con tu responsable contable que el código y la naturaleza de la cuenta son correctos. Nunca uses la misma cuenta de Ajuste Redondeo para el Remanente NCV.
Si habilitas el consumo de Remanente NCV, configura la CTA Remanente primero
📌 Por qué importa: Si activas el parámetro 'Permitir consumir saldo remanente de NCV' sin configurar la CTA Remanente, el sistema no puede registrar correctamente el saldo consumido. El comprobante contable quedará descuadrado o imputará en una cuenta incorrecta. Además, esta configuración es general para toda la empresa: afecta a todos los cajeros y no puede limitarse por usuario o grupo.
✔️ Qué verificar: Define con tu responsable contable si activarás o no este parámetro antes de la puesta en marcha. Si lo activas, crea primero la CTA Remanente con su cuenta contable correcta, luego activa el parámetro y selecciona la cuenta. Finalmente, haz una prueba completa con una NCV real y verifica el comprobante contable antes de operar en producción.
Prueba el flujo completo después de cada cambio relevante
📌 Por qué importa: Cualquier cambio en la configuración del POS (nueva Forma de Pago, nuevo grupo de autorizaciones, cambio de Caja, modificación de parámetros) puede afectar la operación de formas que no son visibles hasta que el cajero intenta usarlas. Detectar el problema en una prueba controlada es siempre mejor que descubrirlo en plena atención de clientes.
✔️ Qué verificar: Después de cualquier cambio relevante en la configuración, ejecuta una prueba completa del flujo: inicio de sesión, Apertura de Caja, venta con cada Forma de Pago afectada, revisión del Comprobante de Medios de Pago y Cierre de Caja. Si cambiaste autorizaciones, pide al usuario afectado que reinicie sesión antes de la prueba.
