📌 Introducción
Si la empresa usa presupuesto de compras y una orden de compra (OC) consume más de lo disponible en su cuenta, centro de costo, sucursal y período, aprobarla requiere la autorización de un usuario con el permiso Autoriza Sobregiro Presupuesto (OC014). El aviso aparece al aprobar una OC (botón Autorizar) que sobrepasa el presupuesto del período.
🎯 ¿Para qué sirve?
Permite aprobar una OC que excede el presupuesto: quien aprueba la OC sin ese permiso pide la autorización desde la OC, y quien lo tiene la aprueba en el «Centro de aprobaciones».
🔐 Permiso requerido: Autoriza Sobregiro Presupuesto (OC014) para autorizar el sobregiro. El nivel de autorización que puedes elegir depende de los permisos Nivel de Aprobación (OC011) y Piso de Aprobación (OC012) de tu grupo. La empresa debe usar presupuesto de compras. |
🛠️ Paso a paso
1️⃣ Revisa el aviso en la OC
Una OC guardada que sobrepasa el presupuesto muestra «Esta OC sobrepasa el presupuesto.» y una tabla con la cuenta, el centro de costo, la sucursal, el período, lo presupuestado, lo consumido, esta OC y el exceso.
2️⃣ Pide la autorización
Abre la OC y presiona Autorizar. El diálogo Autorizar orden de compra pide el Nivel de autorización destino (dentro del rango que te dan los permisos Nivel de Aprobación (OC011) y Piso de Aprobación (OC012) de tu grupo) y muestra el detalle del sobregiro.
Si no tienes OC014, el diálogo muestra «Para aprobarla necesitas la autorización de un usuario con permiso para autorizar sobregiros de presupuesto.» Presiona Solicitar autorización.
3️⃣ Espera la aprobación
La solicitud queda Esperando aprobación, con su fecha de vencimiento. Mientras tanto la OC sigue pendiente.
4️⃣ Aprueba el sobregiro (usuario con OC014)
En Aprobaciones → Pendientes aparece Sobregiro de presupuesto en la orden de compra con el solicitante, la OC y el detalle por cuenta y período. Presiona Aprobar (A) y confirma.
5️⃣ Aprueba la OC
El solicitante ve «Ya puedes aprobar esta OC. Al aprobar, el sistema vuelve a validar el presupuesto.» Vuelve a Autorizar la OC.
Ingresa el Nivel y presiona Autorizar. La OC queda Aprobada y el botón cambia a Desaprobar.
6️⃣ Ejemplo con Comercializadora Tecno
Antes. El presupuesto de octubre 2026 de la cuenta 110804 Productos Terminados (Casa Matriz) es $ 6.000.000 y ya se consumieron $ 5.204.000. Paula Rojas (compras) emite la OC 7 a Andes Tecnología por 2 notebooks NB-14: $ 1.040.000 neto.
La OC excede el presupuesto en $ 244.000. Paula presiona Autorizar y luego Solicitar autorización.
El administrador aprueba el sobregiro: «Compra de reposición urgente; se autoriza el exceso.»
Paula vuelve a Autorizar y la OC queda aprobada.
➡️ ¿Qué ocurre después?La OC queda Aprobada y el botón cambia a Desaprobar. La autorización sirve para una sola aprobación de esa OC, por hasta 24 horas, y al aprobar el sistema vuelve a validar el presupuesto. |
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