Para el procedimiento para el proceso de Cierre de Año, considera las siguientes recomendaciones:

Para ejecutar estos procesos, se debe estar absolutamente seguro de estar en condiciones de hacerlo, si es así, este se debe realizar de la siguiente forma:

a) Se debe revisar exhaustivamente que todos los documentos están digitados y dentro del

periodo determinado a centralizar.

b) Revisar si todas las guías de despacho de Venta fueron facturadas, de lo contrario,

primero debe realizarse este proceso.

c) En caso de Abastecimiento, emitir informe de listado de Guías sin facturas y solicitarlas, de no llegar estas, tener claro cuáles son y a que proveedores corresponden, ya que el sistema centralizará una provisión, por ende, luego se debe ingresar la correspondiente Factura de compra desde la guía de despacho para que el sistema rebaje la provisión.

d) Verificar que todos los documentos, se encuentren con sus cuentas contables asociadas, de no ser así, se le deben asignar las que corresponden. Para menú de Ventas, Abastecimiento, Existencias y Documentos Genéricos (creados desde el Menú Finanzas).

e) Una vez realizado todos estos pasos se está en disposición de generar dichas Centralizaciones. Para esto, ingrese al Menú de Finanzas/Centralización Contable, opción: “Centralizar Doctos. de xxxx”.

El sistema solicitará fechas a centralizar, el sistema por defecto propondrá las del mes en curso.

Una vez ingresadas las fechas se debe marcar el Check Box, y OK, por último, el sistema le avisará que el proceso terminó con éxito y que se generaron los Z y T.

Una vez realizado este proceso, el sistema bloqueará todos los documentos. Por lo tanto, al querer modificar o cambiar algún dato, el sistema les advertirá que es imposible ya que el documento se encuentra centralizado. Para revertir dicha situación es fundamental que primero se ELIMINE dicha centralización y luego efectuar dicho cambio. Luego de esto se debe volver a Centralizar.

a) Este proceso se debe ejecutar en forma periódica, es decir mes a mes, a lo más se recomienda mantener 2 periodos abiertos. Esto por la inseguridad que produce, pues se pueden modificar o borrar documentos con lo cual, además, los informes ya sea comerciales y financieros no son muy creíbles o confiables.

b) Para realizar este proceso se debe tener en claro que, todo el trámite descrito en el punto 1 (centralizaciones), se generó correctamente. De lo contrario el sistema le indicará que no se pueden efectuar cierres de mes, pues faltan documentos que centralizar.

c) Una vez verificado el punto anterior, se puede proceder al cierre mensual, se advierte que este se ejecuta separado, ósea comercial y luego Finanzas, en ese orden. Además de que el sistema cierra procesos ya pasados no los del mes en curso o futuros.

d) Bien, para hacerlo vaya a Menú Finanzas/Otros Procesos/Cierre de Periodo (Comercial- Existencias o Finanzas). Sistema propondrá el mes en anterior al de la fecha en curso, ósea, si en este momento es noviembre, el propondrá octubre. Además, este le mostrará debajo de las fechas en “difuminado”, el último mes cerrado. Una vez elegido el mes a cerrar, le pincha OK. Se empezará a ejecutar proceso de cierre y el sistema que se generó con éxito, de lo contrario le indicará porque no se pudo ejecutar.

e) Por último, tal como en el proceso de centralización, una vez ejecutado este proceso, el sistema no le permitirá ejecutar ningún cambio ni corrección en documentos del mes cerrado. De ser absolutamente necesario efectuar dicho cambio, en el mismo Módulo Finanzas/Otros Procesos, existe la posibilidad de “Revertir el Cierre”.

a) Verificar cuadratura de Balance al 31-12 del año respectivo.

b) Verificar Centralizaciones de Compras, Ventas, Costos.) Comprobantes Z Centralización y T de Distribución en el caso de Compras y Ventas)

c) Verificar análisis Contable respectivo con datos de Balance.

d) Existencias, Inventario Físico cuadraturas y ajustes

e) Revisar Costos

f) Centralización de Costos

g) Proceso corrección monetaria existencias. (enero del año siguiente una vez publicada circular del SII)

h) Cierres Periodo Comercial y Financiero para el año que se está cerrando. (Estos Cierres tienen la opción de revertirse)

Una vez que está cerrado el año se puede proceder a ejecutar Proceso de Apertura Nuevo Año en Menú: Manager, Finanzas, Otros Procesos, Apertura Nuevo Año Contable, asignar aquí las Cuentas de Resultado respectiva, sistema generará un Comprobante de Apertura en forma automática, el cual puede ser provisorio o definitivo.

Este comprobante se puede eliminar si falta o se necesita modificar algún dato del año anterior y una vez realizada la modificación se puede volver a generar, recordando eliminar el primero que se había generado para no duplicar el Comprobante de Apertura.

Como es de su conocimiento, anualmente debe actualizarse el periodo habilitado para el ingreso de datos, para ello es necesario registrar el cambio de año. Se recomienda que en cuanto termine de ingresar información y cierre sus procesos con el año 2023, proceda al cambio de periodo de la siguiente forma:

Debe ir a Manager / Parámetros

Posteriormente modifica la fecha asignando la que corresponde al año 2024. (desde 01/01/2024 al 31/12/2024)

Se recomienda control rutinario de folios cargados en el sistema y folios disponibles,

esto con el fin de evitar problemas en el envió de Documentos Electrónicos.

Para este proceso a partir de versión de mayo del 2020 está disponible la carga de folios (Acepta) en el ERP desde esta opción de menú: Manager, Procesos, mantención de datos:

Opción: Automatización de carga de Folios: