Conoce el registro completo del proceso de importaciones, donde podrás registrar la INVOCE de tu proveedor extranjero cargando la bodega con la mercadería, si el proceso tiene considerados varios embarques, puedes consolidarlos y costear de una manera simple, fácil y rápida tus mercaderías. Registra los gastos de importación y la DIN de manera completa y correcta, contabilizando los gastos, las deudas que puedes pagar en un proceso sencillo, en el tiempo que corresponda.
Estas funcionalidades están alojadas en los módulos de abastecimiento y finanzas de Manager Time.
Consideraciones previas
Para registrar un proceso de importaciones en Manager se deben considerar información de los documentos y los tratamientos que requeriremos
Registro del Proveedor extranjero.
Registro de proveedores nacionales (TGR, Agente de aduana, proveedor de gastos asociados al proceso)
Producto importado, con que moneda se costeará la compra.
Cuentas contables de Mercaderías en Tránsito, de impuestos aduaneros, proveedores nacionales y extranjeros, anticipos, existencias, etc
Documentos como: DIN, INVOCE, Facturas de compra nacional, otro documento del proceso identificando algún gasto del proceso.
Considerar correctamente el dólar aduanero correspondiente, la moneda y tipo de cambio que se considerará en el proceso.
Configuraciones iniciales
Activar Parámetros Web
Para trabajar en forma completa con la funcionalidad, activaremos 2 parámetros web.
Centralización DIN: esta funcionalidad permite trabajar con la configuración completa de la DIN, considerando valores afectos y exentos, además de los impuestos aduaneros, completando el libro de compras con la información lo más real posible. Contablemente permitirá distribuir los valores relacionados a la TGR y la deuda del proveedor extranjero reflejando también la contabilización de las existencias reconocidas en la DIN.
Menú Manager / Tablas generales / Parámetros web y grales / configuraciones
Factor de internación en embarques consolidados: Para que el cálculo de Factor de internación se realice en base a embarques consolidados (1 o más INVOCE asociadas a un embarque ), se debe activar el parámetro web CALCULAR_FACTOR_IMPORTACION. Menú Manager/Tablas Generales/ Parámetros Web y Grales/ configuración
Cuentas contables
En Manager/ Tablas generales / Plan de cuentas
Cuenta de mercadería en tránsito: esta cuenta se asignará a la mercadería registrada en la DIN y los gastos contabilizados relacionados con el proceso, debe tener como validación que se le puede asignar opcionalmente el concepto contable.
Cuentas de existencia: para los productos
Cuenta de proveedor extranjero: para asignarlo a la deuda con el proveedor extranjero.
Cuenta de anticipo de proveedor extranjero: en caso de que la modalidad de pago sea anticipada.
Cuenta de proveedor nacional: para asignarla a los documentos deudas nacionales como facturas de gasto, factura de agente de aduana y la deuda con la TGR.
Cuenta de anticipo proveedor: o particularmente se puede determinar una cuenta corriente del agente de aduana.
Cuenta de impuesto aduanero: cuenta que se asignará al registro de Advalorem u otro impuesto aduanero calculado en la DIN
Parametrización de los Tipos de Documentos
Ingresar en Manager / Tablas Generales / Tipos de Documentos.
Declaración de Ingreso.
Código debe ser DIN, si antes estaba configurada de otra forma la DIN, la antigua debe renombrar el código a DI y crear una nueva, no debe mezclar las historias.
Al Haber
Con Análisis.
Utilizar ventana auxiliar.
Utiliza Impuestos.
Libro de Compras.
Segundo Total
Seleccionar el ícono del mundo . Con esto se desplegará la siguiente ventana donde ingresamos los códigos establecidos por el SII
Seleccionar el ícono fx para ingresar la fórmula del Documento..
Donde las fórmulas son las siguientes:
Neto: m.totneto
Exento: m.exento
Afecto: m.totneto-m.exento
IVA: Round((m.afecto+m.gasto)*v_iva/100,0)
Otro1 (Impto afecto o Advalorem): m.gasto
Otro2 (Impto exento): m.cargo2
Total: m.totneto + iif(m.fac_ivanorecuperable=0,m.totiva,docu_db_aux.iva_no_rec) + m.gasto + m.cargo2
Asociación de cuentas contables.
Se deben asignar las cuentas de Proveedores Nacionales, Proveedores extranjeros y en el campo flete, la cuenta para el Ad Valorem o impuesto aduanero afecto, campo seguro, la cuenta de impuesto aduanero exento.
Proveedores
En Manager / Clientes y Proveedores, se crean todos con tipo PROVEEDOR y sus datos lo más completo posible siempre.
Proveedor extranjero: se crea un rut que permita identificarlo y asignarlo en los documentos.
Agente de Aduana: proveedor nacional que se asignará en su factura y en los pagos
Proveedores nacionales: se crean individualmente para asignarlos en cada uno de sus documentos
TGR: Tesorería General de la República con su rut autorizado para procesos con el extranjero 55.555.555-5
Productos
En Manager / Productos y servicios, se crean de la siguiente forma:
Código para la importación: se crea un código de tipo servicio, donde en la cuenta de compra se asigna la cuenta de Mercaderías en tránsito, este código se asignará en la DIN para reconocer la mercadería informada en el documento.
Código de existencias: se crea igual que la existencia nacional, considerando código, nombre, tipo, unidad, cuentas contables. En la ventana de los costos, debemos determinar cómo se controlará el costo de la compra, qué moneda se utilizará ya que este dato es único para cada producto. Si determinamos una moneda extranjera, de esa forma se debe registrar la Factura de compra por importación, en el campo origen se debe asignar Importado
Proceso de Registro
1.- Comunicación y pedido al Proveedor Extranjero
Proveedor Extranjero: en Maestro de Clientes y proveedores puede estar ya creado o se debe registrar en caso de ser nuevo.
Productos a comprar: en Maestro de Productos y servicios, el producto se crea considerando la moneda de origen definida y única (USD, EUR, $, etc) con que se comprará.
Forma de pago y plazo: en la comunicación con el proveedor se acuerda la modalidad y tiempos. En el caso de realizar un anticipo (total o parcial) registraremos un comprobante contable con este anticipo para reflejar el movimiento del banco.
Manager / Finanzas / Comprobantes
Orden de Compra: para un mayor control del pedido, podemos registrar este documento opcionalmente en el menú de Abastecimiento / Orden de compra
2.- Identificación del embarque
Dato que permite identificar el embarque según proveedor y numeración deseada. Este dato será asignado en cada registro de gastos asociados a la cuenta mercadería en tránsito (cuenta puente donde acumula todos los registros de gasto del proceso de importación).
Manager / Tablas generales / Concepto Contable
3.- Provisión del Agente de Aduana
Llegado el embarque comienzan los trámites de internación. Realizaremos un Comprobante de egreso con el movimiento referido de acuerdo al monto establecido y solicitado por el Agente de Aduana para realizar los trámites de internación.
El documento utilizado (tipo anticipo) podrá identificar el pago por adelantado de las transacciones realizadas por el Agente Aduana considerando por ejemplo, el pago a TGR, proveedores nacionales involucrados en el movimiento del embarque (gastos asociados al embarque) y sus propios honorarios reflejados en la factura de compra nacional.
4.- Recepción de Mercadería
En esta etapa ingresaremos la Factura de compra (de importación).
a) Ejemplo generación factura de compra desde Orden de compra.
Para este ejemplo registraremos 2 facturas de compra, ya que el embarque está distribuido de esa forma.
En el menú de Abastecimiento / Factura de compra seleccionamos la opción de Generar Fact de Orden de Compra
En este caso hay que poner especial atención a recepcionar lo que corresponde, donde eventualmente recibiremos menos cantidad de la solicitada, o algunos items con respecto a la OC.
Al generar la factura marcamos el check Factura importación, completamos la glosa contable, validamos especialmente la fecha contable
En el detalle de la factura, validamos que los precios de nuestros productos sean los correctos y asignamos el concepto contable correspondiente en el campo EMBARQUE, si la factura tiene más de 1 ítem asignamos el dato en el campo y luego presionamos el botón de PEGAR que se encuentra en el mismo campo, esto hará que el embarque se asigne a cada una de las líneas de la factura.
Repetimos el proceso para las siguientes facturas, asignando el mismo concepto contable (embarque)
b) Ejemplo ingreso de factura de compra(importación).
Para este ejemplo ingresaremos 1factura de compra, ya que el embarque está distribuido de esa forma. Esta modalidad se aplica para 1 factura o varias, es el mismo procedimiento.
En el menú de Abastecimiento / Factura de compra ingresamos la factura.
En el detalle de la factura ingresamos los items que recibimos, luego modificamos estos items para agregar el embarque (concepto contable)
5.- Registro de documentos de embarque (gastos nacionales y DIN)
En un comprobante contable T ingresaremos los documentos relacionados con los datos del proceso, este registro es obligatorio por comprobante contable :
Factura Agente Aduana: factura afecta nacional que contiene los honorarios del Agente de Aduana, además informa el resumen de la importación mencionando los valores de la mercadería, cálculo de impuestos (en USD y $) identificando la deuda a la TGR y el listado (detalle) de documentos de otros proveedores (facturas, boletas o recibos de terceros).
Facturas o documentos varios de terceros (transporte, certificados, almacenaje, etc).
En la línea de cada gastos asignamos la cuenta Mercadería en tránsito y asociamos el concepto contable.
En el menú de Finanzas / Documentos genéricos registraremos la DIN, este registro es obligatorio por este menú, y la centralización es inmediata e individual.
Ingresamos:
RUT de la TGR
Fechas correspondientes de la DIN y su contabilización
Número de la DIN
Glosa contable
RUT proveedor extranjero
En el detalle asignamos el código creado para este documento que contiene la cuenta de Mercadería en Tránsito y sólo el monto de la mercadería reconocido en la DIN.
Una vez ingresados los datos básicos de la DIN, podemos agregar los valores de Impuestos Aduaneros desde la carpeta amarilla de la totalera.
Al agregar estos valores se recalcula la fórmula de le DIN, al guardar se refleja el cambio.
Los valores del item registrado y el segundo total del documento, representan la información del Proveedor extranjero (Mercadería y deuda correspondiente)
Los valores de IVA, IMPTO AFECTO e IMPTO EXENTO sumados son el valor que se le adeuda a la TGR.
El valor total de la DIN es como se refleja en el libro de compras.
Terminado el registro se realiza la centralización de la DIN en el menú Finanzas / Centralización contable / Centralizar Documentos genéricos
Mantenemos el rango de fecha del mes en que realizaremos la centralización, marcamos la opción Seleccionar sólo algunos... y marcamos Centralizar también la Distribución
Nos posicionamos en la DIN que se centralizará y utilizamos los íconos de la parte inferior izquierda para marcarla. Cuando se vea marcada como la imagen cerramos la ventana desde la X de la parte superior derecha
Confirmamos la fecha del comprobante (no se debe cambiar) y generará los comprobante Z y T correspondientes.
Al revisar la centralización podemos ver en el comprobante Z:
Los mismos datos que se leen en la totalera de la DIN
Las líneas 1 a 4 están relacionadas con los impuestos y la deuda a la TGR
Las líneas 5 y 6 es la información del proveedor extranjero, el reconocimiento de la deuda y el cuadre con el comprobante T
En el comprobante T encontramos el cuadre con las líneas 5 y 6 del comprobante Z, donde se contabiliza la Mercadería reconocida en la DIN
6.- Costeo final de la existencia importada
En este proceso es recomendable validar que todos los gastos correspondientes estén asociados a la cuenta mercadería en tránsito y concepto contable (embarque).
Para ejecutar el proceso vamos al menú de Manager / Procesos / Mantención de datos
Seleccionamos la opción Calcular Factor Importación
En esta ventana se asigna el embarque (concepto contable) y el rango de fechas con que se registraron las facturas de compra (INVOCE) y presionamos Buscar. En este listado aparecerán reconocidas las Facturas registradas por abastecimiento que fueron asociadas al embarque, es importante validar que la factura muestra el valor total, ya que sumará los items que tiene asociado el embarque.
Ejemplo de 2 facturas con 1 mismo embarque
Si las facturas identificadas están correctas, podemos pasar al próximo paso presionando OK
En esta ventana reconoceremos los gastos asociados al embarque que han sido contabilizados previamente, validar que no falte ningún valor asociado antes de reconocerlos. Al reconocer el gasto debemos hacer doble clic en la línea del gasto o presionar todas si corresponde
Si ya se encuentra todo asociado ya podemos presionar OK para que se ejecute el proceso. donde entregará una ventana indicando que se ha actualizado el Factor de X documentos de compra
Al presionar Aceptar nos entregará un Excel donde podemos validar los cálculos realizados por el sistema, se recomienda guardar el Excel y complementar con datos que sirven para las contabilizaciones de los pasos a continuación.
Columna A: Muestra el estado del proceso
Columna B: Tipo de documento que reconoce (sólo facturas de importación desde el menú de abastecimiento, equivalente a la INVOCE).
Columna C: Número de cada INVOCE.
Columna D: Nombre del proveedor.
Columna E: Total del documento (en pesos)
Columna F: código de los productos importados.
Columna G: nombre de los productos importados.
Columna H: tipo de cambio aplicado en cada factura
Columna I: precio unitario registrado en cada ítem de la factura
Columna J: cantidad registrado en cada ítem de la factura.
Columna K: monto total de cada línea registrada en la factura (P.U. * Cantidad) (en pesos)
Columna L: identificación del embarque
Columna M: sumatoria de los gastos reconocidos y contabilizados con el embarque incluido
Columna N: Factor calculado y asignado en cada ítem de las facturas
Columna O: monto final de la línea de la factura con el factor aplicado (
Columna P: monto total de cada línea registrada en la factura (P.U. * Cantidad) (en la moneda origen)
Columna Q: monto total del documento (en moneda origen)
Nota importante:
El factor se aplica automáticamente en cada ítem del proceso en su respectiva factura (INVOCE)
El cálculo final identificado en el Excel no se ve reflejado ni modificado en la INVOCE.
Podemos validar la asignación del Factor de internación en las facturas de compra
Así como en la ficha del producto en su ventana de costos
Para el ejemplo de 1 factura con su embarque el proceso sería el siguiente:
7.- Regularización contable de las cuentas de existencia
En este comprobante de regularización se traspasan los valores del proceso de importación acumulados en la cuenta de mercadería en transito (sin concepto + con concepto) llevando este monto a las cuentas de existencias relacionada con la compra.
(1)Cuenta Mercadería en tránsito (centralizada por la DIN comprobante T)
MÁS (+)
(2)Cuenta Mercadería en tránsito (gastos contabilizados en comprobante asociados a sus documentos).
IGUAL (=)
(1)+(2)Cuentas de existencia (identificación de cuentas de los productos que ingresaron a bodega)
8.- Pagos nacionales
En un comprobante contable se realiza la aplicación de provisión del Agente de Aduana con los documentos registrados en el proceso, saldando las deudas pendientes a favor o en contra según corresponda.
Estas cuentas corrientes se entenderán por saldadas en esta etapa sin quedar pendientes.
9.- Pagos extranjeros
En comprobante contable se realiza la aplicación de los pagos anticipados ante la DIN correspondiente al registro del proveedor extranjero, saldando la deuda de la compra en el tiempo estipulado según el acuerdo.
