📌 Introducción
Con los permisos definidos para los tres niveles de usuario, Manager Time aplica un flujo de aprobación de Órdenes de Compra (OC) que valida el presupuesto en cada paso y descuenta automáticamente los montos al aprobar.
🎯 ¿Para qué sirve?
Este flujo asegura que ninguna compra que sobregire el presupuesto se apruebe sin la autorización del nivel correspondiente, manteniendo el control del gasto sin frenar la operación diaria de compras.
🛠️ Paso a paso del flujo
1️⃣ Nivel 1 crea la OC
El usuario de Nivel 1 ingresa la OC. Con cada producto que agrega, el sistema valida si se sobregira o no el presupuesto definido. Si se produce un sobregiro, se despliega un mensaje informativo:
Frente al mensaje, las opciones son:
❌ NO: el artículo que se estaba considerando no se incluye en la OC.
✅ SÍ: la OC igualmente se ingresa, generando un sobregiro del presupuesto que queda pendiente de aprobación.
2️⃣ Nivel 2 revisa la OC
De acuerdo a los niveles de montos de aprobación definidos, el usuario de Nivel 2 revisa la OC y modifica el nivel de aprobación, quedando a la espera de un superior para aprobar la OC con sobregiro. Si intenta llevarla al nivel máximo de aprobación (“0”), el sistema lo impide con un mensaje y deja el nivel en “1”:
3️⃣ Aviso automático al Nivel 3
Como los niveles 1 y 2 no tienen la atribución de aprobar un presupuesto sobregirado, el sistema envía automáticamente un correo electrónico al usuario de Nivel 3 para recordarle que tiene una OC pendiente de aprobar:
4️⃣ Aprobación y descuento al presupuesto
Una vez que el Nivel 3 aprueba la OC, el monto se descuenta del presupuesto definido, actualizando el saldo disponible que verás reflejado en los informes.
🗺️ Flujograma del proceso
El siguiente diagrama resume el recorrido completo de una OC bajo este control:
➡️ ¿Qué ocurre después?
Cada aprobación actualiza el saldo en línea. Puedes monitorear los montos utilizados y disponibles en los Informes de Presupuesto (General, Detallado, Planilla y Log).
