📝 ¿Cómo registrar facturas de compra desde los DTE recibidos en Ramaflex?
📌 Introducción
Las facturas que tus proveedores emiten a tu empresa llegan a SkillDTE. En Ramaflex las descargas a una bandeja y, desde ahí, las registras como factura de compra sin digitarlas: el detalle, los montos y el proveedor vienen del propio documento. La pantalla está en Abastecimiento → Recepción de DTE de compra.
🎯 ¿Para qué sirve?
Para registrar las facturas de compra sin digitarlas y, al registrarlas, vincularlas con su orden de compra o su guía de recepción. Así el ciclo de compra queda completo y el stock entra solo cuando corresponde.
🔐 Permiso requerido: Abastecimiento › Factura de Compra › Consultar (FC001) para entrar a Recepción de DTE de compra, y Abastecimiento › Factura de Compra › Ingresar (FC002) para registrar la factura. Además, tu empresa debe usar SkillDTE como facturador electrónico, con la integración activa. El proveedor no necesita estar creado: si no está en la ficha, Ramaflex lo crea con los datos del XML al registrar la factura. Los productos sí deben existir en el maestro; la primera vez que un proveedor factura un código propio, lo homologas con tu producto interno una sola vez (paso 5).
🛠️ Paso a paso
1️⃣ Descarga los documentos desde SkillDTE
En Abastecimiento → Recepción de DTE de compra, ve a la sección Descargar desde SKILLDTE.
Elige el mes y el año. Se consulta por fecha de recepción del documento, no por su fecha de emisión.
Decide cómo usar Traer solo los nuevos:
Activado: trae solo lo que llegó desde la última descarga. Es lo habitual en el día a día.
Desactivado: revisa el mes completo otra vez. Úsalo si crees que falta un documento.
Presiona Consultar.
Un documento ya descargado nunca se duplica. Si el mes trae muchos documentos, la descarga puede tardar varios minutos: verás el aviso "La descarga sigue en curso" y conviene no cerrar la pantalla hasta que termine.
2️⃣ Revisa la bandeja
Debajo de la descarga está el listado de documentos recibidos. Puedes buscar por folio, proveedor o RUT, filtrar por estado y ordenar haciendo clic en las columnas, por ejemplo por fecha o total. El botón Ver PDF de cada fila abre el documento tal como lo emitió el proveedor.
La columna Líneas avisa cuántas líneas traen un código del proveedor que todavía no está homologado con tus productos.
Estado | Qué significa | Qué hacer |
Pendiente | Descargado y listo para registrar | Abrirlo con Revisar y registrar |
Falló al grabar | Se intentó registrar y hubo un error; el motivo aparece al pasar el cursor | Corregir lo que indica y volver a registrarlo |
No registrable | SkillDTE no entregó el XML, el XML no se pudo leer o el tipo de DTE no tiene documento de compra equivalente | Volver a consultar el mes; si sigue igual, avisar a soporte |
Registrado | Ya existe la factura de compra | Abrirla con Ver factura de compra |
3️⃣ Abre el documento y revisa su XML
En la bandeja, presiona Revisar y registrar en un documento pendiente. Arriba ves los datos del DTE (proveedor, folio, fechas y montos) y abajo sus líneas.
Con Ver XML (arriba, junto a Ver PDF) revisas el documento tal como lo envió el proveedor al SII. En la bandeja también puedes abrirlo con el ícono de XML junto al folio.
El diálogo muestra primero un resumen:
Si el proveedor informó los montos de las líneas netos o con IVA incluido (MntBruto). Cuando vienen con IVA incluido, al registrar la factura se llevan a neto.
Neto, Exento, IVA y Total del documento.
Las líneas con descuento o recargo y los descuentos o recargos globales, si los trae.
Debajo está el XML completo, y con Descargar XML lo guardas en tu equipo. Si el documento no tiene el XML guardado, el botón queda deshabilitado: vuelve a consultar el mes en la bandeja para traerlo.
4️⃣ Elige el origen
En Vincular la factura a eliges una de tres opciones:
Opción | Cuándo usarla | Qué pasa con el stock |
Órdenes de compra | La compra se pidió con una OC y la mercadería llega con la factura | Entra al registrar la factura |
Guías de recepción | La mercadería ya llegó con una guía y la registraste | No entra: ya lo ingresó la guía |
Sin vínculo | Servicios o compras sin OC ni guía | Entra al registrar la factura, si los productos manejan inventario |
Si el XML del proveedor menciona una OC o una guía, Ramaflex ya la deja elegida y empareja las líneas solo. Si no, elige tú uno o varios documentos del proveedor. Puedes combinar varias OC o varias guías, pero no OC y guías en la misma factura.
5️⃣ Revisa el emparejamiento
Cada línea del DTE muestra la línea de origen asignada y un estado:
Cuadra: cantidad y precio coinciden con el origen.
Parcial: la factura cubre solo una parte; se indica cuánto queda pendiente en el origen.
Precio + / −: el precio difiere del de la OC. Es solo un aviso, se puede registrar igual.
Excede: la factura trae más de lo pendiente en el origen. Hay que corregirlo antes de registrar, por ejemplo repartiendo la línea (paso 7).
Falta el producto interno: el código del proveedor no está homologado. Presiona Elegir producto interno, elige tu producto (Ramaflex sugiere los que más le has comprado a ese proveedor) o créalo con Crear producto, y guarda. Ramaflex lo recordará para las próximas facturas de ese proveedor. Si la línea queda Sin vínculo, elige su línea en la columna Línea de la OC.
6️⃣ Cambia o quita el producto de una línea
Si te equivocaste de producto, en la columna del producto interno de esa línea tienes dos botones: el lápiz (Cambiar el producto de la línea N) y el basurero (Quitar el producto de la línea N). Si la línea trae un código del proveedor ya homologado, Ramaflex pregunta "¿Dónde aplicas el cambio?":
Solo en esta factura: cambia o quita el producto en esta factura; la homologación no cambia y las próximas facturas del proveedor seguirán usando el producto actual.
En esta y en las próximas facturas: corrige también la homologación del código del proveedor, para que no se repita el error.
Con Solo en esta factura, el diálogo para elegir el producto lo recuerda: "… solo en esta factura. La homologación de KB-W100 no cambia."
Al quitar el producto, la línea vuelve a mostrar Elegir producto interno. Una vez registrada la factura, ya no se puede cambiar desde aquí.
7️⃣ Reparte una línea entre varias líneas de origen
Si una línea de la factura corresponde a dos líneas de OC o de guía, presiona el botón de reparto al inicio de la línea (Repartir la línea en otra OC o guía). La línea se divide en partes (1/2, 2/2): en cada una indica la cantidad, su línea de origen y su bodega. La suma de las partes debe ser igual a la cantidad del DTE; con la X quitas una parte.
8️⃣ Revisa la sucursal y la bodega
La factura toma la sucursal de la OC y la bodega por defecto de esa sucursal. Si las OC elegidas son de sucursales distintas, Ramaflex te pide elegir una. Cada línea entra a la bodega de su columna Bodega; puedes cambiarla línea por línea o usar Llevar todas las líneas a para moverlas todas a una.
9️⃣ Registra
Presiona Registrar y vincular (o Registrar factura de compra si es sin vínculo). Con Registrar el siguiente pendiente saltas directo al próximo documento de la bandeja.
🔟 Ejemplo: factura contra OC con una línea repartida
Una comercializadora de computación le compra a Importadora Andes Tecnología. Su OC 1520 pide 50 teclados inalámbricos en dos líneas: 30 para la Bodega Central y 20 para la Tienda Providencia, además de 10 notebooks y 50 mouse ópticos. La importadora factura los teclados en una sola línea de 50 unidades y su XML cita la OC 1520.
Al abrir el DTE, la OC 1520 ya aparece elegida. Los notebooks quedan en Cuadra y los teclados se emparejan con la primera línea de la OC, marcados como Excede (por recibir 30, asignado 50).
El mouse viene con el código propio de la importadora (MS-2205) y marca Falta el producto interno. Presiona Elegir producto interno, elige MOU-OPT Mouse óptico USB y guarda. Luego, en Línea de la OC, elige la línea del mouse. Desde ahora, las facturas de esta importadora lo reconocerán solas.
En la línea de teclados, presiona el botón de reparto: deja 30 en la primera parte, con la línea de 30 de la OC, y 20 en la segunda, con la línea de 20 y la bodega Tienda Providencia.
Todas las líneas quedan en Cuadra y el botón indica cuántas líneas se vinculan.
Presiona Registrar y vincular: la factura ingresa 30 teclados a la Bodega Central y 20 a la Tienda Providencia, y la OC queda recibida por completo.
Antes: los teclados exceden la primera línea de la OC y al mouse le falta el producto interno.
Después: los teclados repartidos 30 y 20 entre Bodega Central y Tienda Providencia, y todas las líneas en Cuadra.
Resultado: la factura queda registrada y vinculada a la OC 1520.
➡️ ¿Qué ocurre después?
La factura queda creada, en su ciclo aparece la OC o la guía de origen y el documento pasa a Registrado en la bandeja. El stock entra según el origen elegido (con OC o sin vínculo, al registrar; con guía, ya lo ingresó la guía). En el ejemplo, la factura ingresa 30 teclados a la Bodega Central y 20 a la Tienda Providencia, y la OC 1520 queda recibida por completo.
💡 Recomendaciones
Si falta una factura que sí llegó a SkillDTE, desactiva Traer solo los nuevos y consulta de nuevo el mes. Recuerda que el mes se cuenta por fecha de recepción: una factura emitida el 30 y recibida el 1 aparece en el mes siguiente.
Si ves «La línea N no tiene producto interno», el proveedor facturó un código que aún no está homologado. Homológalo con tu producto o créalo desde el mismo diálogo.
Si ves «La línea N supera lo que falta recibir de su origen», la factura trae más que lo pendiente en la OC. Si la mercadería llegó con una guía, vincula la guía; si no, reparte la línea o registra el exceso sin vínculo.
Si ves «Elige la sucursal de la factura», las OC elegidas son de sucursales distintas. Elige en cuál se registra la factura.
Si ves «La línea N va a una bodega que no es de la sucursal», cambia la bodega de esa línea por una de la sucursal de la factura.
Si el documento quedó en "Falló al grabar", pasa el cursor sobre el estado para ver el motivo, corrígelo y vuelve a registrarlo desde Revisar y registrar.
Si ves «SKILLDTE no informó el PDF de este documento», vuelve a consultar el mes en la bandeja para traerlo.
Si el proveedor no informó el precio unitario de una línea: algunos proveedores emiten la factura solo con el monto de cada línea. En ese caso Ramaflex calcula el precio unitario como monto dividido por cantidad (por ejemplo, $119.000 por 2 unidades da un precio de $59.500), y la factura de compra queda con el total correcto. Si la línea no trae cantidad, se toma 1.
Si el proveedor facturó con IVA incluido o con descuentos, Ramaflex lo considera al registrar: si las líneas vienen con IVA incluido (MntBruto) las lleva a neto, y aplica los descuentos y recargos de línea y globales del DTE, de modo que la factura de compra queda con los mismos totales del documento. Puedes revisarlo antes en Ver XML.
¿Puedes registrar una nota de crédito o débito? Sí, siempre que su tipo de DTE tenga un documento de compra equivalente. Si no lo tiene, queda como No registrable.