📋 ¿Qué aprenderás?
El proceso Importar Referencias de Doc permite cargar desde una planilla las referencias a otros documentos (por ejemplo, la HES del cliente) en Facturas de Venta y Guías de Despacho. Con esta mejora, la referencia queda visible en el documento, se informa completa en el XML y el sistema reporta cada fila que no pudo cargar. En esta guía aprenderás:
✅ Cómo preparar la planilla con las nuevas columnas.
✅ Dónde queda registrada cada referencia importada en el documento.
✅ Cómo leer el reporte de carga y qué significa cada motivo de rechazo.
✅ Qué avisos entrega el sistema cuando el archivo no puede leerse.
✅ Cómo se informa la glosa en el XML del DTE.
💡 ¿Por qué existe esta mejora?
Al importar referencias, la primera referencia de cada documento quedaba registrada solo en el campo HES N° de la segunda ventana, sin aparecer en la sección Referencias otros documentos. Al emitir el DTE, esa referencia se informaba sin el tag <RazonRef>, y algunos receptores rechazaban las facturas por exigir esa glosa.
Además, cuando una fila no se podía cargar, el importador no lo informaba: el usuario no sabía cuántas referencias se habían grabado ni por qué fallaban las demás.
Con esta versión, cada referencia queda visible en el documento, el XML incluye siempre la glosa y el sistema entrega un reporte claro al terminar la carga.
📝 Paso 1. Accede al proceso
Ruta: Ventas, Menú de Ventas, Otros Procesos, Importar Referencias de Doc.
Menú de Ventas → Otros Procesos → Importar Referencias de Doc destacado.
📝 Paso 2. Prepara la planilla
La planilla debe guardarse como Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (.xls) y contener una fila por cada referencia, sin fila de títulos. Un mismo documento puede tener varias filas, una por cada referencia.
Las columnas de la planilla son las siguientes:
Columna A — RUT: RUT del cliente del documento. Debe existir en el maestro de clientes.
Columna B — N° Documento: Número de la Factura de Venta o Guía de Despacho.
Columna C — Tipo Documento: FAV (Factura de Venta) o GDV (Guía de Despacho).
Columna D — Afecta: 1 = documento afecto; 0 = documento exento.
Columna E — Electrónica: 1 = documento electrónico; 0 = documento manual.
Columna F — N° Referencia: Número del documento de referencia (por ejemplo, N° de HES).
Columna G — Fecha Referencia: Fecha del documento de referencia (dd/mm/aaaa).
Columna H — Razón Referencia ⚠️: Glosa que se informa en el XML (RazonRef). Máximo 90 caracteres. Campo clave de esta mejora.
Columna I — Tipo Referencia: Código del tipo de documento referenciado (por ejemplo, 802 para HES).
⚠️ No insertes ni reordenes columnas. El importador lee por posición y cualquier columna adicional o desplazada puede generar rechazos o datos incorrectos. |
📝 Paso 3. Importa y verifica el resultado en el documento
Al terminar la carga, cada referencia importada queda registrada en dos lugares del documento:
Segunda ventana (HES N° y Fecha HES): la primera referencia de cada documento se muestra aquí, como antes.
Sección Referencias otros documentos (botón Ingresar Referencias): cada referencia queda registrada con su tipo, número, fecha y razón de referencia. Desde aquí puedes revisarla y modificarla.
Segunda ventana de la Factura de Venta con el campo HES N° y la sección Referencias otros documentos mostrando la referencia importada con su Razón Referencia.
📝 Paso 4. Lee el reporte de carga
Al finalizar la importación, el sistema muestra el cuadro Resultado de la carga con la cantidad de filas leídas y de referencias grabadas. Si alguna fila no se grabó, informa el número de fila del archivo y el motivo:
El RUT no existe en clientes: el RUT de la fila no está registrado en el maestro de clientes.
No se encontró el documento: no existe un documento con ese número, tipo, condición afecta/exenta y electrónica para el RUT indicado.
La referencia ya existía en el documento: la referencia ya estaba cargada y no se vuelve a grabar.
Reporte de carga: 4 filas leídas, 1 referencia grabada y 3 filas con sus respectivos motivos de rechazo.
Reporte de carga al reimportar el mismo archivo: 0 referencias grabadas porque ya existían en los documentos.
💡 Si reimportas el mismo archivo, las referencias ya cargadas no se duplican y se informan como 'la referencia ya existía en el documento'. Es seguro volver a importar para verificar. |
⚠️ Avisos de error al leer el archivo
Cuando el archivo no puede leerse, el sistema lo informa con un mensaje claro y no realiza ninguna carga:
Error: el archivo no está guardado como Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (.xls).
Error: el archivo debe estar cerrado al momento de importarlo.
Error: el archivo seleccionado no contiene filas para importar.
🔍 Cómo queda la glosa en el XML del DTE
Al emitir el documento, cada referencia se informa en su propia sección , con la glosa en y numeración correlativa. Si la misma referencia está tanto en la segunda ventana como en Referencias otros documentos, se informa una sola vez.
ℹ️ Consideraciones importantes📌 Aplica a Facturas de Venta y Guías de Despacho. 📌 Los documentos cuyas referencias se importaron antes de esta versión informarán la glosa al emitirse o reemitirse, sin necesidad de volver a cargar la planilla. 📌 El importador solo lee archivos .xls guardados en formato Excel 5.0/95. Otros formatos generan un error de carga. 📌 La Razón Referencia (glosa) admite hasta 90 caracteres según el formato del DTE. Los caracteres adicionales pueden generar rechazo del receptor. 📌 La referencia importada puede revisarse y modificarse desde la sección Referencias otros documentos del documento. |
💡 Recomendaciones✔️ Antes de importar, verifica que el archivo esté guardado como Excel 5.0/95 y cerrado. ✔️ Después de cada importación, lee el reporte de carga completo. Si hay filas sin grabar, revisa el número de fila y el motivo para corregir la planilla y reimportar. ✔️ Verifica que la Razón Referencia no supere los 90 caracteres antes de importar, especialmente si copias glosas desde otros sistemas. ✔️ Abre el documento importado y revisa la sección Referencias otros documentos para confirmar que la referencia quedó correctamente registrada con su Razón Referencia. |
✅ Resultado esperado
Al finalizar la importación, cada referencia quedará registrada en la sección Referencias otros documentos del documento, el XML del DTE incluirá la glosa <RazonRef> en cada referencia y el reporte de carga informará exactamente qué filas no se grabaron y por qué.