La funcionalidad de Acciones se encuentra alojada en el menú de Acciones de Manager Time ERP.

1.1 Para parametrizar el módulo de Acciones se debe ir a Manager / Acciones / Parámetros.

1.1.1 Se configuran las impresoras que se utilizaran para las distintas acciones.

1.1.2 Se puede parametrizar el pie de página para que esta información sea incluida en las impresiones de los distintos tipos de acciones.

1.1.3 Configuración para que se desplieguen los asuntos pendientes como página de inicio en Manager.

Al ingresar a manager se visualizará esta pantalla.

1.1.4 Se configura el servidor de salida de correo, este debe tener la característica de ser sin autenticación.

1.2 Para parametrizar el módulo de Acciones se debe ir a Manager / Acciones / Tablas.

1.2.1 Se despliegan las distintas tablas del módulo, como la de tipos de acciones, tipos de llamados telefónicos, eventos, entre otras.

Para ver los asuntos pendientes que tiene un usuario, como son cotizaciones que no se han aprobado, llamados telefónicos que realizar, tareas en general.

2.1.1 Para ir a esta funcionalidad ir a Manager/Acciones/Asuntos pendientes.

2.2.2 Se debe escoger el personal que se desea consultar los asuntos pendientes.

2.2.3 Se visualizará en pantalla el listado con los asuntos pendientes.

Para ver las acciones atrasadas que tiene un usuario, como son cotizaciones que no se han aprobado, llamados telefónicos que no ha realizado, tareas en general.

2.2.1 Para ir a esta funcionalidad ir a Manager/Acciones/Acciones atrasadas.

2.2.2 Se debe escoger el personal que se desea consultar los asuntos pendientes.

2.2.3 Se visualizará en pantalla el listado con los asuntos pendientes.

Las tareas son acciones que pueden ser registros en donde un usuario solicitante, asigna como responsable a otro usuario para ejecutar una actividad.

2.3.1 Para acceder a esta funcionalidad ir a Manager/Acciones/Tareas.

2.3.2 Se despliega la ventana para hacer el ingreso de la Tarea.

Se debe ingresar los siguientes datos:

1 Señores: Se debe seleccionar el cliente o proveedor, el cual debe estar previamente creado en el Maestro de Clientes y Proveedores.

2 Atención a: Se desplegarán los contactos ingresados para el cliente o proveedor seleccionado.

3 Referencia: En este campo se ingresará una referencia de la tarea seleccionada.

4 Responsable: Corresponde al usuario que será el responsable de ejecutar la tarea, debe estar previamente creado en la ficha personal.

5 Solicitante: Corresponde al usuario que será el solicitante de la tarea, debe estar previamente creado en la ficha personal.

6 Fecha: Corresponde a la fecha de creación de la tarea.

7 Evento: Corresponde a una clasificación, los cuales deben estar previamente

creadas en la tabla Eventos.

8 Tipos de Tareas: Corresponde a una clasificación, los cuales deben estar previamente creadas en la tabla Tipos de Tareas.

9 Estado: Corresponde al estado en el que se encuentra la tarea, las opciones son Pendiente o Terminada.

10 Terminado el: Corresponde a la fecha de término de la tarea.

11 Descripción: Corresponde a la descripción de la tarea.

2.3.3 Ingreso de una Tarea, para ingresar una nueva, se debe escoger el botón .

Con esta tarea se puede generar otras acciones como por ejemplo una cita en la agenda, un correo electrónico, para esto se escoge el botón

Posteriormente con el icono de ciclo , se puede revisar todas las acciones relacionadas a dicha tarea.

Esta acción permite llevar un registro de las llamadas solicitadas

2.4.1 Para acceder a esta funcionalidad ir a Manager/Acciones/Llamados telefónicos.

2.4.2 En esta ventana se registran los llamados recibidos o solicitados.

2.4.3 Para ingresar los llamados, se debe escoger el botón , con esto se desplegará la ventana para ingresar los datos.

2.4.4 Una vez realizado el llamado, se debe cambiar su estado. Seleccionar de la lista, modificar y cambiar su estado.

Manager puede enviar correos electrónicos a Clientes y Proveedores o al personal de la empresa, que tengan sus correos electrónicos debidamente ingresados. Este tipo de envió se realizará a través del servidor configurado en el punto 1.1.4.

2.5.1 Para acceder a esta funcionalidad ir a Manager/Acciones/E-mail.

2.5.2 Se ingresan los datos del destinatario, el cual puede ser un cliente, contacto registrados en la ficha de clientes y proveedores o alguien registrado en la tabla personal.

2.5.3 Luego de seleccionado el destinatario, se debe ingresar el asunto del correo y el mensaje.

2.5.4 Se revisa como llega el correo a destinatario.

2.6.1 Manager puede generar cartas y fax tipo, para que sean enviados a los clientes, se pueden crear textos estándar, para utilizarlos frecuentemente.

2.6.2 Se establen textos estándar para ser utilizados en las cartas o fax, para esto ir al Manager/Acciones/Tablas

2.6.3 Se crea el nombre del texto y el código.

2.6.4 Seleccionar el texto correspondiente en la tabla de Textos:

2.6.5 Se crean los datos del cliente, contacto, referencia, remitente, fecha de la carta o fax.

2.6.6 Seleccionar el contenido del texto, escogiendo la carpeta amarilla.

2.6.7 Se crea la carta o fax, con el texto seleccionado en el punto 2.6.6.

2.6.8 Se escoge la opción de imprimir carta, se puede escoger la impresión con logo y pie de firma.

2.6.8 Impresión de la carta generada.

Manager puede generar contratos tipo, para que sean enviados a los clientes, se pueden crear textos estándar, para utilizarlos frecuentemente.

2.7.1 Se establen textos estándar para ser utilizados en las cartas o fax, para esto ir al Manager/Acciones/Tablas

2.7.2 Se crea el nombre del texto y el código.

2.7.3 Seleccionar la carpeta amarilla para definir el texto.

2.7.4 Se crean los datos del cliente, contacto, referencia, título del contrato, fecha del contrato.

2.7.5 Se crea el contrato, con el texto seleccionado en el punto 2.7.4.

2.7.6 Se escoge la opción de imprimir contrato.

2.7.7 Impresión del contrato generado.

2.8 Memos.

Manager puede generar memo o memorándum, para dejar registro de alguna acción.

2.8.1 Se crea el memo, se deben ingresar los datos de usuarios Manager, en los campos de “De” y “Para”, la referencia, el cliente y contacto de este, además de la descripción.

2.8.2 Se escoge la opción de imprimir.

2.8.3 Impresión del memo.

2.9 Procedimientos.

Manager puede llevar el registro de los procedimientos con que cuente la empresa.

2.9.1 Se deben crear los tipos de procedimientos para clasificarlos, para esto ir al Manager/Acciones/Tablas

2.9.2 Se crean los tipos de procedimientos.

2.9.3 Se crean los procedimientos en Manager.

2.9.4 Se escoge la opción de imprimir.

2.9.5 Impresión del procedimiento.

Manager puede llevar el registro de las agendas de los usuarios de Manager.

2.10.1 Al ingresar un nuevo compromiso en la agenda, se debe indicar la fecha, horarios de inicio y termino de la cita.

2.10.2 Se debe ingresar los datos del cliente, contacto, referencia, titular de la agenda, el solicitante, la descripción de la cita.

2.10.3 Se crea el registro en la agenda del usuario.

2.10.4 Se escoge la opción de imprimir.

2.10.5 Se escoge el tipo de impresión.

2.10.5.1 Impresión Resumido.

2.10.5.2 Impresión Detallado.

Manager puede llevar el registro de las actividades que realizan los usuarios de Manager, es como una bitácora de actividades.

2.11.1 Se deben crear los tipos de actividades para clasificarlos, para esto ir al Manager/Acciones/Tablas

2.11.2 Se crea las opciones de actividades.

2.11.2 Se registra la actividad con los datos del usuario, cliente, actividad realizada, hora de inicio y hora de término.

Todas las actividades registradas por medio de alguna de las acciones detalladas en el punto 2 de esta Nota Técnica, se pueden ver en la ficha del Cliente o Proveedor.

3.1 Para ir al Maestro de Cliente y Proveedores ir a Manager/Clientes y Proveedores.

3.2 Se busca el cliente o proveedor.

3.3 Seleccionar el botón Acción.

3.4 Seleccionar el tipo de acción que se desea ver.

3.5 Se visualizan todas las acciones y su estado para ese cliente o proveedor.