En el módulo de Abastecimiento se registran todos los tipos de compra, pudiendo utilizar los ciclos documentarios, mover stock, costear los productos, revisar los procesos y ejecutar la centralización de compras hacia la contabilidad.
1. Definición de los documentos del módulo
a. Orden de compra:
Da inicio al ciclo documentario permitiendo registrar el pedido solicitado al proveedor.
Este pedido puede ser de existencias, activo fijo, servicios y/o gastos.
En el caso de existencia dejará aumentado el "Por Llegar" desde la ficha de stock del producto (módulo de existencias).
Permite asignar fecha de posible recepción para llevar un control de recepción.
Permite trabajar con una moneda funcional del documento.
Puede registrarse como afecta, mixta o exenta.
Se puede asociar con la Guía de Recepción o con la Factura de compras para la recepción del pedido (ciclo documentario).
Puede controlar su emisión y recepción a través del nivel de autorización.
Puede duplicarse para un registro más ágil.
Puede imprimirse.
b. Guía de recepción:
Puede ser registrado directamente o desde ciclo de OC.
Su labor es ingresar stock a la bodega y costearlo identificando ese movimiento tanto en la tarjeta de existencia como en la contabilidad.
Al registrar la guía de recepción debe concluir el registro realizando el ciclo con su factura, esto para que los procesos de ingreso de stock y contabilidad entreguen los resultados correspondientes.
Un proceso de validación de registro es el informe de Listar G/R sin factura, este informe permitirá validar toda aquella guía que no está asociada a su factura de compra.
c. Factura de compra:
Puede ser registrado directamente o desde ciclo desde orden de compra ingresando el stock a la bodega y costearlo identificándolo en la tarjeta de existencia en la fecha contable registrada. La contabilización de la factura identifica el tipo de impuesto, contabiliza el gasto, activo fijo y/o existencia.
El ciclo desde guía de recepción, la factura no ingresa el stock a bodega ya que la guía ya lo realizó. Al contabilizarla netea la provisión de compra que registró la guía de recepción.
El libro de compras registra la factura y la cuenta corriente del proveedor se asigna inmediatamente al sólo registrarla no necesariamente al contabilizarla.
La Factura de compra puede ser Afecta (afecta o mixta), Exenta, de Supermercado, de Activo Fijo, con Iva no Recuperable (total, parcial o proporcional), con Impuestos específicos (tasa o monto).
2. Registrando el ciclo de Orden de compra - Guía de recepción - Factura de compra
Paso 1: ingresar orden de compra
Ruta: Menú Manager - Abastecimiento - Orden de compra
Presionamos el botón de Ingresar para poder completar los datos necesarios del encabezado:
Rut del proveedor
Fecha de la Orden de compra (por defecto asigna la fecha del día)
Glosa de pago: selección de la forma de pago al proveedor
Atención: se asigna el nombre de la persona de contacto del proveedor, este dato puede ser seleccionado desde la ficha del proveedor opción contactos.
Descuento: se puede asignar un % o un monto de descuento al documento. De ser monto debe desmarcar la casilla de %.
Remite: seleccionamos el encargado de compra responsable de la compra, se selecciona desde la tabla personal con la opción de comprador.
Total en: se puede indicar la moneda funcional del documento considerando que los productos utilizarán la misma moneda, por defecto se asigna el $.
Sucursal: dato obligatorio y fundamental del documento, permitiendo seleccionar la bodega correspondiente en el detalle del producto.
Una vez que terminamos de registrar los campos del encabezado marcamos el botón OK para registrar el detalle del documento ingresando los productos.
En el detalle asignamos el ítem que requerimos solicitar e información complementaria necesaria.
Código: asignamos el producto, gasto, servicio, o activo fijo, puede digitarse directamente o buscarlo con la lupa, debe estar previamente creado en el Maestro de Productos y Servicios.
Cantidad: indicamos el número que solicitamos, si es decimar se debe anotar con "." (punto)
Cant. Recibida: esta cantidad no se registra, se asignará automáticamente cuando se reciba este ítem con guía o factura.
Cant. Facturada: esta cantidad no se registra, se asignará automáticamente cuando se facture cada ítem, independientemente si se recepcionó o no.
Precio: monto unitario, valor del ítem.
Descuento %: cantidad en % determinando descuento para el ítem.
Total : monto total del ítem (cantidad * Precio unitario) en la moneda asignada.
Cta. Contable: cuenta contable de compra, viene asignada desde la ficha del producto.
Fech. Entrega: fecha que se asigna como posible para recepción, esta fecha permite llevar el control de las recepciones en el informe de recibos pendientes, también se muestra en la ficha de stock del producto en el campo por llegar.
Centro Costo: el centro de costo puede venir asignado desde la ficha del producto, como se puede asignar manualmente según corresponda.
Estado: este check se marca cuando queremos dar por terminada la recepción del ítem, a pesar de no haber recepcionado el ítem, se puede "dar por terminado", limpiando los pendientes de recepción según corresponda. Este estado se puede marcar masivamente por el administrador desde la opción en Mantención de datos.
Bodega: por defecto asigna la 1ra bodega relacionada con la sucursal, esta bodega indica donde se recepcionará el ítem.
Cpto. Contable: el concepto contable se asigna desde la tabla correspondiente, cuando requerimos analizar y detallar un gasto, esta gestión se puede analizar desde los informes contables una vez que se haya centralizado la factura.
Para ingresar más de 1 ítem podemos presionar el botón de Otro así guardará la línea registrada y permitirá ingresar la siguiente línea. en el caso de sólo guardar la línea presionamos OK.
OC registrada se ve así:
Paso 2: generar guía de recepción desde la orden de compra
Ruta: Menú Manager - Abastecimiento - Guía de recepción - Generar G/R de O/C
Aparecerá una venta donde debes asignar los datos del proveedor, n° de la guía a generar y tipo de cambio si corresponde a una compra en moneda extranjera.
En la siguiente ventana aparecerán todos aquellos ítems disponibles de recepción desde las Ordenes de compra relacionadas con el proveedor mencionado, debemos determinar que ítem corresponde, validando la OC de origen y la cantidad a recibir.
Podemos seleccionar cada ítem dando doble clic sobre la línea, pasando esta selección al recuadro de abajo, donde validamos y corregimos si se requiere la cantidad a recibir. Si corresponde podemos presionar el botón de todas para pasar todas las líneas al recuadro de abajo. Está la opción de filtrar por número de OC, así como también la posibilidad de buscar un código en particular de producto.
Los ítems que quedan en el recuadro de arriba Orden de compra pendientes, quedarán disponibles de recepción. Los ítem seleccionados y asignados en el recuadro de abajo Guía de recepción N°xx, indica los items y cantidades que se traspasarán a la guía que estamos generando.
Si ya está todo correcto con nuestra selección podemos presionar OK para continuar.
A continuación nos aparecerá el siguiente mensaje para determinar si el ítem en la orden de compra queda terminado (SI) o abierto para continuar con futuras recepciones (NO).
A continuación se crea la guía de recepción con los datos seleccionados desde la orden de compra. Con esta acción automáticamente la bodega aumenta la cantidad indicada en la guía de recepción, este movimiento se reflejará indicando además el documento en la tarjeta de existencia y los informes de stock. En la ficha del producto podremos ver la asignación del precio unitario como precio de última compra. Al momento de centralizar compras, esta guía contabilizará las cuentas de existencia correspondiente realizando la provisión de compra en espera de la Factura de compra.
Paso 3: generar factura de compra desde la guía de recepción
Ruta: Menú Manager - Abastecimiento - Factura de compra - Generar Fact de Guia de Recepción
Aparecerá una venta donde debes asignar los datos del proveedor, n° de la factura a generar y tipo de cambio si corresponde a una compra en moneda extranjera. El ticket de ingresa stock no debe asignarse, ya que la factura no está recepcionando la mercadería.
En la siguiente ventana aparecerán todas aquellas guías de recepción disponibles de facturación que están relacionadas con el proveedor mencionado, debemos determinar que guía corresponde al ciclo que estamos generando.
Podemos seleccionar cada guía doble clic sobre la línea, pasando esta selección al recuadro de abajo. Si corresponde podemos presionar el botón de todas para pasar todas las líneas al recuadro de abajo.
Si ya está todo correcto con nuestra selección podemos presionar OK para continuar.
Ya generada la factura podemos modificarla para ajustar las fechas, agregar glosa contable.
Al presionar Modificar aparecerá el siguiente mensaje de advertencia, hay ciertos cambios que no se deben realizar, por lo que afectaría el flujo de control del ciclo documentario.
En la parte baja de la factura se encuentra el campo Tipo de transacción el cual debemos marcar con la alternativa que corresponda de acuerdo a lo que se informa al SII.
Una vez asignados los datos faltantes, nuestra factura de compra ya está lista para centralizar, contabilizando los impuestos relacionados, la deuda reflejada en la cuenta de Proveedores y el neteo a la provisión que realizó anteriormente la guía de recepción.
Nota importante: Al utilizar Orden de compra y/o Guía de recepción se debe terminar el ciclo con la Factura de compra, de quedar el ciclo incompleto puede alterar los resultados en los informes de pendientes, los saldos pendiente y/o stock físicos, las contabilizaciones y además se acumulan datos inconclusos impidiendo un control adecuado de la información del ciclo. |