En este artículo aprenderás cómo registrar correctamente las compras utilizando el ciclo documentario de Manager ERP.
Este proceso te permitirá gestionar pedidos, recepciones, facturación, control de stock y centralización contable.
❓ ¿Qué es el ciclo documental de compras?
El ciclo documental de compras es el flujo que permite a las empresas controlar la adquisición de productos, servicios y activos fijos.
Incluye la creación de documentos como:
Órdenes de Compra (OC)
Guías de Recepción (G/R)
Facturas de Compra
Con este proceso podrás:
✅ Controlar el stock entrante.
✅ Costear correctamente productos y servicios.
✅ Llevar registros contables claros y ordenados.
❓ ¿Qué documentos participan en el ciclo de compras?
🧾 Orden de Compra (OC)
Inicia el ciclo registrando el pedido al proveedor.
Puede ser de existencias, activo fijo, servicios o gastos.
Aumenta el campo “Por Llegar” en la ficha de stock del producto.
Permite definir fecha estimada de recepción, moneda y tipo de documento (afecto, mixto o exento).
Se puede asociar a Guía de Recepción o a Factura de Compra.
Controla su emisión y recepción con niveles de autorización.
Puede duplicarse para agilizar registros y generar impresión.
📦 Guía de Recepción (G/R)
Se genera desde una OC o se puede ingresar directamente.
Ingresa el stock a bodega y registra el costeo en la tarjeta de existencias y contabilidad.
Debe concluirse asociando una Factura de Compra para cerrar el ciclo.
Permite controlar pendientes con el informe Listar G/R sin factura.
🧾 Factura de Compra
Se puede registrar directamente o generarse desde OC o G/R.
Desde OC: ingresa stock y costea.
Desde G/R: solo contabiliza y netea la provisión de compra.
Se registra en el Libro de Compras y en la cuenta corriente del proveedor.
Tipos compatibles:
Afecta / Mixta
Exenta
Supermercado
Activo fijo
Con IVA no recuperable (total, parcial o proporcional)
Con Impuestos específicos.
❓ ¿Cómo registrar el ciclo completo de compras?
1️⃣ Crear una Orden de Compra (OC)
Ruta: Manager → Abastecimiento → Orden de compra → Ingresar
Completa el encabezado:
Rut del proveedor
Fecha (por defecto, la actual)
Glosa de pago
Atención (contacto proveedor)
Descuento (%) o monto
Remite (comprador responsable)
Moneda funcional
Sucursal (obligatoria para asociar bodega)
Ingresa el detalle:
Código (producto/servicio/activo fijo)
Cantidad
Precio unitario
Descuento %
Cuenta contable
Centro de costo
Fecha de entrega estimada
Bodega
Concepto contable (opcional)
2️⃣ Generar Guía de Recepción desde la OC
Ruta: Manager → Abastecimiento → Guía de recepción → Generar G/R de O/C
Selecciona el proveedor, número de guía y tipo de cambio (si aplica).
Visualiza los ítems pendientes de recepción y selecciónalos:
Individualmente (doble clic).
Todos con el botón Todas.
Confirma si el ítem queda terminado (SI) o abierto (NO) para futuras recepciones.
Al generar la G/R:
Se ingresa el stock automáticamente.
Se registra el costo en la tarjeta de existencia.
Se contabiliza una provisión de compra.
3️⃣ Generar Factura de Compra desde la G/R
Ruta: Manager → Abastecimiento → Factura de compra → Generar Fact de Guía de Recepción
Selecciona el proveedor, número de factura y tipo de cambio (si aplica).
Elige las G/R disponibles y confirma la selección.
Ajusta datos si es necesario:
Fechas
Glosa contable
Tipo de transacción para SII
Centraliza la compra para:
Contabilizar impuestos.
Registrar la deuda en proveedores.
Netear la provisión de la G/R.
⚠️ Nota importante sobre el ciclo documental
Es obligatorio cerrar el ciclo completo:
✅ Orden de Compra → Guía de Recepción → Factura de Compra.
Dejar el ciclo incompleto puede generar:
Informes de pendientes incorrectos.
Saldos de stock y contabilidad desajustados.
Datos inconclusos que dificultan auditoría y control.
✅ Resumen rápido del flujo
Crea la Orden de Compra → define productos y condiciones.
Genera la Guía de Recepción → ingresa stock y contabiliza provisión.
Emite la Factura de Compra → centraliza y actualiza contabilidad.