La Orden de Compra (OC) es una herramienta clave para controlar los pedidos a proveedores, registrar acuerdos de productos, costos y tiempos de entrega.
Su uso permite tener un control ordenado de las compras y es el primer paso del ciclo documentario de compras.
❓ ¿Qué es una Orden de Compra y para qué sirve?
La Orden de Compra permite iniciar y controlar un pedido al proveedor, asegurando un seguimiento correcto desde la solicitud hasta la recepción y facturación.
Con ella puedes:
Registrar pedidos de existencias, activo fijo, servicios o gastos.
Aumentar automáticamente el campo “Por Llegar” en la ficha de stock del producto.
Definir una fecha estimada de recepción para planificar la llegada de productos.
Trabajar con una moneda funcional distinta (ej. dólares, euros).
Definir si la compra es afecta, mixta o exenta.
Asociar la orden con la Guía de Recepción o la Factura de Compra.
Controlar su emisión y recepción mediante niveles de autorización.
Duplicar pedidos para agilizar registros y generar impresión de la orden.
❓ ¿Cómo registrar una Orden de Compra?
📍 Ruta de acceso
Manager → Abastecimiento → Orden de Compra
Haz clic en Ingresar para comenzar a crear una nueva orden.
Completa el encabezado del documento con la siguiente información:
Rut del proveedor: selecciona o busca el proveedor desde la ficha correspondiente.
Fecha de la orden: se asigna por defecto la fecha del día, pero puedes modificarla.
Glosa de pago: define la forma de pago al proveedor.
Atención: persona de contacto del proveedor (puede seleccionarse desde la ficha del proveedor).
Descuento: puedes asignar un % o un monto específico (si usas monto, desmarca la casilla de %).
Remite: comprador responsable (seleccionado desde la tabla de personal).
Total en: moneda funcional del documento (por defecto es $).
Sucursal: obligatorio para asociar la bodega donde se recepcionará el producto.
🧾 Registrar el detalle de la Orden de Compra
En el detalle agrega cada ítem a solicitar con la siguiente información:
Código: producto, servicio, gasto o activo fijo (debe existir previamente en el Maestro de Productos y Servicios).
Cantidad: número solicitado (usar punto “.” para decimales).
Cant. Recibida: se completa automáticamente al recibir con Guía o Factura.
Cant. Facturada: se completa automáticamente al facturar.
Precio: valor unitario del producto/servicio.
Descuento %: descuento para ese ítem (opcional).
Total: monto total (cantidad x precio unitario).
Cta. Contable: cuenta de compra (traída por defecto desde la ficha del producto).
Fecha de Entrega: fecha estimada de recepción (permite seguimiento de pendientes).
Centro de Costo: se asigna desde la ficha del producto o manualmente.
Estado: marca el ítem como terminado si no será recepcionado (limpia pendientes).
Bodega: se asigna por defecto según la sucursal seleccionada.
Cpto. Contable: concepto contable para análisis de gastos (opcional).
⚡ Consejo:
Usa el botón Otro para ingresar varias líneas de productos sin cerrar el documento.
Pulsa OK para guardar la línea y finalizar.
❓ ¿Qué sucede después de registrar una Orden de Compra?
Una vez creada la OC, debes completar el ciclo documentario para mantener la información contable y de stock correctamente sincronizada:
Opción 1:
Generar una Guía de Recepción desde la OC para mover stock a bodega.
Luego emitir una Factura de Compra para contabilizar y cerrar el ciclo.
Opción 2:
Emitir directamente la Factura de Compra desde la OC para registrar stock y contabilidad en un solo paso.
⚠️ Importante:
No dejar ciclos incompletos. Si no finalizas con Guía y/o Factura:
Los informes de pendientes mostrarán información errónea.
El stock físico y la contabilidad quedarán desajustados.
Se acumularán datos inconclusos que afectan el control y auditoría.